Assignments 4&5

Tahap-Tahap Perencanaan Proyek
Orang yang menjadi pimpinan pEkerjaan proyek harus mendapat wewenang untuk melakukan perencanaan, membuat jadwal dan anggaran. Langkah-langkah perencanaan meliputi:

  • Penentuan tujuan proyek dan kebutuhan-kebutuhan untuk mencapai tujuan tersebut.
  • Mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu dan bagaimana urutan pelaksanaan kegiatan-kegiatan tersebut
  • Organisasi proyek dirancang untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan dan manajer-manajer yang bertanggung jawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
  • Jadwal untuk setiap aktivitas. Kapan aktivitas dimulai dan kapan aktivitas harus sudah selesai.
  • Mempersiapkan Anggaran dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan setiap aktivitas
  • Mengestimasi waktu, biaya dan performansi penyelesaian proyek.

Perencanaan akan menjadi lebih mudah bila pekerjaan proyek serupa pernah dikerjakan. Sedang bila proyek  tersebut baru dan belum pernah dikerjakan maka perencanaan haruis dimulai dari awal dan ini relatif lebih sulit. Unit fungsional yang terlibat dalam pengerjaan proyek perlu dilibatkan dalam tahap perencanaan proyek pada penyusunan Rencana Induk Proyek (RIP) atau Pprioject Master Plan

Permasalah Tahap Perencanaan
Berikut beberapa permasalahan yang sering muncul pada tahap perencanaan

  • Tujuan dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak
  • Tujuan proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan-perubahan
  • Tujuan tidak ditetapkan dengan baik
  • Tujuan tidak dapat dijabarkan ke dalam bentuk yang dapat dikuantifisir atau tidak terukur

Rencana Induk Proyek
Proses penyiapan Rencana Induk Proyek sebaiknya dilakukan sejak awal bahkan sebelum proyek didelegasikan kepada tim. Rencan Induk Proyek

  • Bagian I: Diskripsi Proyek.
Bagian ini berisi diskripsi singkat tentang latar belakang , tujuan, kebutuhan, kendala, masalah yang ada dan antisipasinnya, jadwal induk yang memperlihatkan kegiatan dan rangkaian kegiatan.
  • Bagian II Manajemen dan Organisasi
Berisi antara lain:
  • Manajemen proyek dan organisasi
  • Kebutuhan Orang
  • Training dan Pengembangan
  • Berisi program training dan pengembangan sumber daya manusia untuk mendukung proyek.
  • Bagian III Bagian Teknis
Berisi penjelasan aktivitas utama proyek, waktu dan biaya. Komponen-komponen bagian ini secara umum adalah sebagai berikut:
  • Rincian pekerjaan. Pada item ini dijelaskan secara rinci pekerjaan yang ada.
  • Jadwal Proyek. Berisi penjadwalan semua kegiatan ‘mulai dari perencanaan, pelakanaan tiap kegiatan dan rangkaiannya hingga proyek selesai.
  • Anggaran dan dukungan keuangan. Berisi estimasi mengenai cash flow untuk biaya tenaga kerja, bahan dan fasilitas pendukung lain untuk peride waktu pelaksanaan setiap kegiatan yang ada dalam pekerjaan proyek.
  • Testing. Pengujian terhadap semua hal yang telah disiapkan seperti prosedur, waktu dan orang yang beertanggung jawab.
  • Dokumentasi. Berisi penjelasan tentang bagaimana proses didokumentasi dan bagaimana mengorganisir dokumen-dokumen yang dihasilkan.
  • Implementasi. Berisi bahasan dan petunjuk pelaksanaan dilapangan dan bagaimana pelanggan mengoperasikan atau menjalankan hasil proyek.
  • Rencan Peninjauan Pekerjaan. Berisi prosedur mengenai bagaimna pekerjaan proyek dimonitoring, ditinjau dan dikendalikan. Termasuk waktu siapa yang melakukan dan lstandard apa yang digunakan.
  • Justifikasi Ekonomi. Berisi ringkasan diskripsi yang memperlihatkan berbagai alternatif kemungkinan  trade off antara biaya dan jadwal dari proyek.

Alat-Alat Perencanaan
Berikut ini beberapa alat bantu yang bisa digunakan dalam perencanaan proyek, yaitu:

  • Work Breakdown Structure. Merupakan detail yang menguraikan pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang lebih operasional sehingga mudah dilaksanakan dan diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya.

 

  • Matrik Tanggung Jawab. Matrik yang digunakan untuk menentukan organisasi proyek, orang-orang kunci dan tanggung jawabnya. Intinya matrik ini menunjukkan hubungan antara kegiatan dan penanggungjawabnya.
  • Gantt Chart. Alat ini digunakan untuk menunjukkan jadwal induk proyek dan jadwal setiap pekerjaan/ kegiatan.
  • Jaringan Kerja (Network). Digunakan untuk emperlihatkan urutan kegiatan/ pekerjaan, kapan kegiatan/ pekerjaan dimulai, kapan harus selesai dan kapan secara keseluruhan proyek selesai. Metode ini terdiri dari dua yakni PERT dan CPM

Article written by

QHJ/SMABU GAMA/MUBALIGH TEACHER OF THE WORLD

Leave a Reply

You must be logged in to post a comment.